Controle op het sociaal domein 3.0

'Controle op het sociaal domein 2.0' van afgelopen mei. Het ministerie van BZK is deze zomer een onderzoek gestart naar de financiën sociaal domein 2016 in overleg met de VNG, om inzicht te krijgen in het beeld 2016 en de duiding van verschillen tussen de rekening en de begroting.

De Tweede Kamer wordt periodiek geïnformeerd over de voortgang van het sociaal domein en specifiek het verminderen van de administratieve lasten. In de brief aan de Tweede Kamer van 30 maart 2017 wordt gesproken over het lean en mean maken van het werkproces beschikkingverlening of verwijzing. Wat kan lean management voor het sociaal domein betekenen?

Invalshoeken

Lean management is een bedrijfskundig instrument met als doel het realiseren van een proces met een aanzienlijk kortere doorlooptijd, veel minder voorraden en een verhoging van de productiecapaciteit. Optimalisatie van het bedrijfsresultaat door het elimineren van verspillingen.

In 'Procesmanagement in de praktijk (2014)'Hugo Hendriks, 2014wordt aangegeven dat het van essentieel belang is om alle medewerkers in de organisatie te betrekken bij de lean aanpak waardoor er een cultuur van continu verbeteren ontstaat. De gehele organisatie moet lean gaan ademen zodat het een levensfilosofie wordt.

De stelling dat 'lean management iets voor het bedrijfsleven is en niet voor de overheid en zorg' gaat niet op. Lean management is zeker van toegevoegde waarde voor de overheid en voor het sociaal domein, mits goed toegepast. De processen jeugd en Wmo kunnen verder gestandaardiseerd worden en lenen zich voor de lean aanpak omdat voorraden, bijvoorbeeld de nog te betalen declaraties, verkleind kunnen worden.

Een lean actie kan ook leiden tot kortere doorlooptijden van beschikkingen. Met gestandaardiseerde processen zoals vergunningverlening hebben diverse gemeenten al resultaten geboekt. Deze kunnen weer als voorbeeld dienen voor lean projecten sociaal domein.

Bestuurskundige invalshoek
Naast de bedrijfskundige invalshoek bij lean management is juist ook een bestuurskundige invalshoek gewenst. Bestuurskunde is immers een multidisciplinaire studie waar ook juist aandacht is voor organisatie- en beleidsonderzoek. Het in beeld brengen van de mogelijkheden van lean management voor de bedrijfsvoering sociaal domein, is volgens mij te karakteriseren als een onderzoek op zichzelf. In feite een 213a Gemeentewet (organisatie)onderzoek.

Daarnaast speelt de psychologische invalshoek. Het 'Handboek financiële functie en control bij gemeenten en provincies' Van den Doel, Kramer en Van Zessen, 2016geeft aan dat psychologie van planning en control van essentieel belang is  voor het vergroten van de effectiviteit van organisaties en het bestuur. Maak gebruikers eigenaar van P&C-processen en daarmee ook van lean management ontwikkeltrajecten; 'levensfilosofie' in de lean theorie.

Grondbeginselen

Bij lean management gaat het om de volgende grondbeginselen:
Stap 1: het bevorderen van waarde in ogen van de klant
Stap 2: het toevoegen van waarde in het proces
Stap 3: het in beeld brengen van verspillingen
Stap 4: het optimaliseren van het proces
Stap 5: ervoor zorgen dat verspillingen niet meer terugkomen

Lean instrumenten

Welke lean instrumenten zijn relevant voor het sociaal domein? Gedacht kan worden aan de A3-systematiek. Dit is een veelgebruikt hulpmiddel om een probleem te analyseren. Belangrijke randvoorwaarde hierbij is een cultuur van een lerende organisatie. Bekende problemen in het kader van het sociaal domein zijn de afhankelijkheden van partijen zoals zorgaanbieders en de Sociale Verzekeringsbank. 

Value stream map
Ook kan het lean instrument 'Value stream map' genoemd worden. Dit kan concreet gemaakt worden met een processchema met doorlooptijden en waardetoevoegende en niet waardetoevoegende stappen. Denk aan het proces beschikkingverlening, maar ook aan het proces tot stand komen Monitor sociaal domein.

Als bijvoorbeeld bepaalde niet wettelijk verplichte onderdelen uit een monitor sociaal domein geen waarde toevoegen (lees: niet gebruikt worden), dan kunnen deze onderdelen in de toekomst ook geschrapt worden. Ook is de gemeentelijke monitor sociaal domein op 'Waar staat je gemeente' in ontwikkeling. Deze meer algemene informatie is dus ook beschikbaar. Neemt niet weg dat er altijd behoefte kan ontstaan aan meer gedetailleerde informatie op bijvoorbeeld het gebied van de bedrijfsvoering.

Gedragsbeïnvloeding
Veel toegepaste lean instrumenten zijn ook 5 x Why, het verbeterbord/-plan en de lean instrumenten gericht op gedragsbeïnvloeding. Deze zijn cruciaal om de lean instrumenten eigen te maken en er 'gevoel' bij te krijgen:

• Kaizen: continu verbeteren
• Gemba: observeren
• Teambespreking/ scrum

Verspillingen

Welke lean vragen zijn er te stellen aan de hand van de zogeheten verspillingsonderdelen uit de lean theorie?

Op strategisch/bestuurlijk niveau
De uitwerking van lean management kan op verschillende niveau's vorm krijgen. Allereerst op strategisch/bestuurlijk niveau. Waar wil de gemeente op sturen (sturing- en beheersingsvraag)? Welke informatieafspraken zijn gemaakt met alle actoren in het sociaal domein en hoe kunnen deze vragen vanuit de lean optiek het beste gefaciliteerd worden? Is er op termijn nog behoefte aan een aparte monitor sociaal domein of kan de informatievoorziening verzorgd worden via de reguliere planning- en controlcyclus en Waar staat je gemeente?

Kortom, is de informatiebehoefte concreet benoemd om te voorkomen dat gegevens verzameld worden waar niet voldoende vraag naar is, of dat gegevens dubbel bijgehouden worden.

Op organisatieniveau
Ook op het niveau van de organisatie speelt de vraag 'Waarop wil het management sturen inzake sociaal domein?' Is de huidige wijze van organisatie van het sociaal domein, al dan niet in een samenwerkingsverband, het meest voor de hand liggend? Dit kan aanleiding zijn tot het evalueren van bestaande afspraken en/of het uitvoeren van verbijzonderde interne controles.

Hieruit kan het volgende voortvloeien:
• een samenwerkingsverband te laten werken op basis van een delegatieregeling, heeft minder gevolgen voor rechtmatigheid bij gemeenten, in plaats van een mandaatregeling;
• het concreter benoemen van informatie-afspraken;
• het samenwerkingsverband moet worden voortgezet of dat het efficiënter is om de taak in eigen beheer uit te voeren;
• het aanpassen van een dienstverleningsovereenkomst.

Standaardisaties
Daarnaast spelen de volgende lean vragen op organisatieniveau: hoe kan de stroom declaraties vereenvoudigd worden door standaardisatie van het berichtenverkeer? Zijn bijvoorbeeld de dubbelingen eruit?

Zijn de administratieve processen en afspraken adequaat vastgelegd in een toewijzing- en declaratieprotocol? Zijn de werkafspraken over de accountantscontrole geborgd? Bijvoorbeeld door het toepassen van het landelijke controleprotocol of het hanteren van een eigen protocol.

Het adviespunt Informatievoorziening sociaal domein heeft in augustus 2017 aangegeven dat ten opzichte van september 2016 de jeugzorgregio's veel meer gebruik maken van het gestandaardiseerde berichtenverkeer (iWmo en iJw). Ook is het belangrijk dat de standaarden consistent gebruikt worden.

Op i-sociaaldomein voor gemeenten en zorgaanbieders staan interessante praktijkvoorbeelden die aantonen dat door praktische aanpassingen de controleaanpak bij gemeenten en zorgpartijen vereenvoudigd kan worden. De staatssecretaris is van plan standaardisaties in wetgeving vast te leggen.

Manier van werken

Deze vragen lenen zich voor verdere analyse in een werkgroep of voor een onderzoek dat bijvoorbeeld in het kader van artikel 213a Gemeentewet als collegeonderzoek kan worden verricht.

Lean management is een manier van werken. Via de werkgroep vorm kan een lean instrument voor de eigen organisatie ontwikkeld worden, waarbij de organisatie inziet wat de lean winst is. Het is belangrijk dat gemeenten zelf het denkproces vormgeven, al dan niet in samenwerking met andere gemeenten en met gemeenschappelijke regelingen.

Over de auteur
Timon van Zessen is bestuurskundige en heeft het artikel op persoonlijke titel geschreven. Hij werkt als beleidsadviseur bij een gemeente.